Kind reminder?

Ion PLEŞA
13 martie 2020
Kind reminder? jpeg

Un birou imens aflat într-o clădire din centrul Bucureștiului, cu cîțiva ani înainte de trecerea în noul mileniu, primăvara lui 1996. CEO-ul local al uneia din cele mai mari multinaționale din lume este nemulțumit că trebuie să folosească un computer, vorbește mai mult pentru sine: „Cînd am fost reprezentant regional țineam situația vînzărilor pe un caiet dictando și mă descurcam foarte bine, ce nevoie am de asta?”. Îi instalez calculatorul și îi configurez aplicația de e-mail, pentru început există numai cîteva adrese: a directorului și a șefilor de departamente. Treptat, joaca se întinde pe tot etajul și fiecare poate comunica cu colegii aflați cine știe unde în lume. Pe nesimțite, organizația pare că are un singur scop: să trimită cît mai multe e-mailuri, mesaje cu sarcini, liste de activități, situații, raportări, chestionare, atenționări. Furia de a comunica se întinde tot mai mult, nu i te mai poți sustrage, oriunde ai lucra, devine un fel obligatoriu de a viețui, pentru Sisifi de birou e semnul că aparțin unei noi culturi. Se dezvoltă un limbaj cu tot felul de abrevieri și expresii incluse în linia de subiect (FYI, FYA, Kind reminder, OOO etc.), cu reguli tacite sau secrete. E-mailul de firmă are o poveste care ar trebui spusă (pe repede înainte) și în afara unui mediu de business sau a unui articol pe LinkedIn, pentru că a ajuns să reflecte ceva din starea celor care trăiesc pe valurile unei agitații neîntrerupte, întrupînd ceva din spiritul timpului.

La început, odată cu surpriza că poți scrie oricui aflat în lista de adrese, a fost și plăcerea de a-ți compune identitatea, cu datele de contact și funcția, care în engleză oferea parcă prestanță. Ce fonturi să folosești, ce iconițe să alegi în dreptul metodelor de acces, ce semnătură să îți compui. Apoi satisfacția de-a jongla cu noile abrevieri, plecarea în concediu după ce-ai setat un OOO (Out of office) în care ai precizat că ai un înlocuitor și lipsești de la pînă la și nu vei putea răspunde pe mobil, ha-ha. Suna atît de inofensiv și elegant.

Peste ani de la prima amintire legată de utilizarea e-mailului, la un interviu de angajare am fost întrebat cum aș face să intru în contact cu managerul general, dacă acesta nu îmi răspunde la e-mailuri. Descumpănit, am luat-o pe calea cea mai banală spunînd că i-aș lăsa un mesaj secretarei, i-aș scrie un SMS șefului, l-aș pîndi cînd vine la serviciu, m-aș interesa unde locuiește ca să îi arunc cu pietricele în fereastră. Din fericire, nu am aflat cum ar fi trebuit să procedez. Doar ceva mai tîrziu am înțeles că e-mailul păstrează distanțele, ajunge în Inbox, dar e la fel ca o cerere de audiență, poate intra automat în spam, dacă între expeditor și adresant sînt cîteva noduri distanță pe calea ierarhică. Nu intri în contact cu orice adresă de e-mail, deși le știi pe toate, democrația comunicării e aparentă, chiar dacă ne adresăm (de obicei) folosind prenumele. Adrian este amicul cu care te poți tutui, în zadar îi vei trimite Kind reminder-e, nu îți va răspunde. Nu e mai bine acolo unde oamenii încep adresarea cu Herr?

Apoi, la altă firmă cu trepte de marmură la intrare, mi s-a cerut (asta e viața, ai parte de un șir de interviuri) să spun cum voi asigura securitatea comunicației. Ei, sînt protocoale și proceduri, parole și privilegii de acces, dar ce se întîmplase, m-am gîndit, ce e cu întrebarea asta puțin neașteptată? „Știți, colegii din IT, am descoperit – colega de HR se oprește puțin jenată – citesc e-mailurile conducerii.” Olala, firma nu-și externalizase serviciile, cînd ai serverul de e-mail în altă țară cum să mai afli dacă agentul de helpdesk, de pe un alt continent, a citit ultimul mesaj al directorului.

La un moment dat, devenise un titlu de glorie să spui că ai primit n e-mailuri pe zi, sau că nu mai poți lucra pentru că ai căsuța de mesaje plină, uite, ai fost în concediu și între timp s-au adunat cîteva sute de scrisori electronice. Nu ai devenit cea mai importantă persoană din firmă, dar s-au strîns mesaje de la nu știu cîte grupuri din care faci parte, ești în Cc la zeci de e-mailuri de care ar trebui să știi teoretic (dar, practic, nu contează), sînt alte zeci care au același subiect, cumva numărul de e-mailuri se multiplică cu numărul decidenților și al problemelor ce apar pe parcurs, ai o impresionantă grămadă de mesaje (scrise în viteză, cu litere lipsă, răspunzînd la întrebări cu alte întrebări) de care trebuie să te ocupi, să le arhivezi la un moment dat, căci ai depășit spațiul alocat – cu poze, filmulețe și tot felul de documentații, iar mai pe urmă să cauți acul în carul cu fîn, cine a spus ce, cînd, dovada. Recomandarea experților este ca la sfîrșitul zilei să le muți pe toate, cele din Inbox, într-un nou folder, ca să o iei de la zero a doua zi, sau măcar să faci asta la început de săptămînă. Oricum, trebuie să păstrezi legătura între activități prin reminder-e, actualizarea procentului de îndeplinire a unor sarcini și setarea unor alarme. Outlook-ul a devenit azi un cuprinzător tablou de bord al ședințelor, raportărilor și al întregului amalgam de task-uri ce definește activitatea de business, un bîzîit de fond ce a cuprins întreaga firmă. S-au făcut experimente pentru renunțarea la această aplicație, însă e greu să te mai întorci la iluzia carnețelului cu care puteai urmări toate vînzările dintr-un spațiu geografic. Este ca și cînd ai vrea să schimbi dispunerea caracterelor de pe tastatură, e prea mare deranjul, spun experții, indiferent de calculele convingătoare de ergonomie.

Ei, ce reguli ar fi în utilizarea aplicației de e-mail? Aparent sînt cele de bun-simț. Să eviți butonul de Reply All, mai ales cînd ai acces la sute sau mii de adrese de e-mail, însă mereu se găsește cîte un inocent care trimite un anunț insignifiant la toată firma, se poate aproxima timpul pierdut cu acest gunoi de informații. Apoi, să nu răspunzi imediat la un e-mail dacă te-a călcat cineva pe bombeu. Să închei orice comunicare cu un CTA (Call To Action). Să pui mîna pe telefon dacă ai schimbat mai mult de trei mesaje (pe același subiect) și nu ați avansat (cu cei din To) în găsirea unei soluții. Să nu adaugi toți șefii și șefuleții în Cc, ca o măsură de prevedere, mai ales în organizațiile matriciale unde răspunderea este un nor amenințător care plutește peste birouri. Majoritatea decidenților vor să știe doar dacă e ok, e ok? Justificări, explicații, no way. Dar, mai ales, să nu scrii prea mult, puțini citesc textul ce depășește 2-3 rînduri.

Jungla asta ar fi incompletă dacă nu ar cuprinde și reacțiile celor care trimit e-mailuri la două noaptea, în week-end sau din concediu, să vadă lumea ce harnici sînt. Ori cei ce expediază informații confidențiale pe adresa unei firme concurente, ori retrimit oferte păstrînd antetul altei firme. Cel ce ar vrea să înoate în cascada de reply-uri îngropată într-un singur e-mail ar putea avea tot felul de surprize. Un e-mail trebuie scris știind că poate fi citit de cine nu te aștepți, uneori de cei din Bcc (Blind carbon copy).

E-mailul de business este oglinda maturității organizaționale a unei companii și își rîde de teoriile (de exemplu) X și Y ale managementului resurselor umane, reflectînd ecartul dintre nevoia de comunicare, implicarea individului și cerințele imperative ale realizării profitului. La sfîrșitul programului de lucru, indiferent de numărul de mesaje din Inbox, e din ce în ce mai greu să te cureți de rugina indusă de acest malaxor. Asta e: Business As Usual (B.A.U.).

Ion Pleşa este scriitor. Ultima carte publicată: volumul de proză scurtă Anotimpuri care nu se repetă, Editura Nemira, 2018.

Foto: wikimedia commons

pe tera cristalelor gigantice din mexic este frumoasa dar mortala jpg
Peștera Cristalelor Gigantice din Mexic este Frumoasă, dar Mortală
Gipsul: De la materie primă pentru construcții uscate la cristale gigantice în peștera Naica.
1  Irina Rimes x Roman Tolici x IQOS jpg
Irina Rimes x Roman Tolici – cea mai nouă colaborare a brandului IQOS
A fost prezentată într-un eveniment care a redefinit ideea de spectacol polisenzorial. Curios?
de ce sa alegi o rochie din in pentru evenimentele de vara jpg
De ce să alegi o rochie din in pentru evenimentele de vară
Vara aduce cu ea nu doar zile mai lungi și soare blând, ci și invitații la evenimente speciale – nunți în aer liber, botezuri intime, seri de vară care merită celebrate. În toate aceste contexte, alegerea unei ținute devine mai mult decât o simplă decizie de stil.
featured image jpg
IMSA recunoaște oficial pokerul ca sport al minții: Argumentele pentru această decizie
IMSA (Asociația Internațională a Sporturilor Minții) a recunoscut oficial pokerul ca fiind sport al minții. Practic, pokerul face parte din aceeași categorie ca șahul și bridge-ul.
cifra sapte jpg
Cifra 7 în istoria omenirii și superstițiile în care cred oamenii și în ziua de astăzi
Gândește-te la un număr între unu și zece să vedem dacă putem ghici. A fost șapte, nu? Cercetătorii au descoperit că, atunci când ești rugat să te gândești la un număr între unu și zece, mulți vor avea numărul șapte în minte.
DilemaVeche jpg
Neglijăm îngrijirea călcâielor vara! De ce ar trebui să fim mai atenți…
Există o parte a corpului pe care o vezi mai ales când te încalți, dar pe care rar o privești cu adevărat. Și, poate tocmai de aceea, ajungi s-o neglijezi exact atunci când e cel mai expusă: vara.
pexels gustavo fring 5163433 jpg
Unelte, materiale și idei pentru o curte bine amenajată
O curte bine organizată îți oferă nu doar un spațiu estetic, ci și un loc practic în care te poți relaxa, lucra în grădină sau petrece timp de calitate cu familia și prietenii.
rehearsal preparation groom s watch hand jpg
Purtați de Eminem, Pharrell și Kanye West – descoperă cel mai popular ceas printre artiști!
Hai să recunoaștem: când vezi un ceas Casio G-SHOCK pe încheietura cuiva, nu te gândești doar la ore și minute.
Ce acte sunt necesare pentru procedura de radiere a unui autovehicul  jpg
Ce acte sunt necesare pentru procedura de radiere a unui autovehicul?
Radierea unui autovehicul din circulație poate părea un proces complicat, dar, dacă ai toate documentele pregătite și urmezi pașii necesari, totul devine mult mai simplu.
featured image jpg
Minimalismul, o alegere de viață pentru tot mai multe persoane împlinite pe plan profesional
A avea puține bunuri materiale și a efectua puține cheltuieli era în trecut caracteristic doar persoanelor cu venituri modeste.
Vechea dilema optimizare SEO vs  PPC sau AMBELE jpg
Vechea dilema: optimizare SEO vs. PPC sau AMBELE?
În lumea marketingului digital, dezbaterea dintre optimizarea pentru motoarele de căutare (SEO) și publicitatea plătită per click (PPC) a fost întotdeauna un subiect fierbinte.
industrie jpg
Curiozități mai puțin știute despre gudron și industriile în care se folosește
Gudronul este o substanță cu o paletă largă de aplicații industriale. Acesta nu este o substanță unică, ci un amestec complex de mii de compuși chimici, inclusiv hidrocarburi aromatice, fenoli și alte substanțe organice.
Cei care nu invata din istorie, sunt sortiti sa o repete  3 carti pe care trebuie neaparat sa le citesti jpg
Cei care nu învață din istorie sunt sortiţi să o repete. 3 cărți pe care trebuie neapărat să le citești
Dacă vrei să înțelegi mai bine evoluția poporului și a culturii din care faci parte, atunci e bine să explorezi cărțile de istorie specifice.
reducerea timpului petrecut in trafic este o prioritate pentru tine jpg
Reducerea timpului petrecut în trafic este o prioritate pentru tine?
Dacă te deplasezi frecvent cu autoturismul și ai realizat faptul că, din cauza aglomerației rutiere, ai ajuns să petreci foarte mult timp în trafic.
ceai cuisoare (1) jpg
Cum se prepară și când este recomandat ceaiul de cuișoare?
Ceaiul de cuișoare este o băutură aromată și benefică pentru sănătate, apreciată pentru proprietățile sale antibacteriene, antiinflamatoare și antioxidante.
ce pantofi sa alegi pentru city break jpg
Cele mai potrivite modele de pantofi pentru un city-break
Te gândești la un city-break? Ah, ce bine! Oricine adoră să exploreze noi orașe, să meargă pe străzi necunoscute și să descopere un colț de lume plin de istorie, cultură și viață urbană.
Champions League  cea mai valoroasă competiție de fotbal intercluburi din Europa  dilemaveche betting jpg
Champions League: cea mai valoroasă competiție de fotbal intercluburi din Europa
Champions League reprezintă apogeul fotbalului european intercluburi, fiind locul unde cele mai bune echipe de pe continent își dispută supremația.
Cum să îți amenajezi casa eficient și cu buget redus  sfaturi și idei practice jpg
Cum să îți amenajezi casa eficient și cu buget redus: sfaturi și idei practice
Amenajarea locuinței poate fi o provocare atunci când încerci să menții un echilibru între estetică, funcționalitate și costuri.
DilemaVeche (2) (4) jpg
Chanel, moștenirea unui brand care a revoluționat eleganța
Toată lumea a auzit despre acest nume faimos în industria modei, un simbol atemporal al rafinamentului și inovației în modă.
telefoane jpeg
Există o piață a telefoanelor folosite de vânzare. Vrei să afli despre ce e vorba?
Te-ai gândit vreodată că ar exista pentru telefonul tău folosit un loc unde ar putea să fie pus la vânzare? Ai mai multe telefoane vechi care stau degeaba prin sertarele biroului de acasă?
usa de garaj alexiana group 3 jpg
Știai că poți găsi uși de garaj la prețuri avantajoase pentru bugetul tău?
Pentru cine își dorește mai multă protecție pentru mașina personală, în garaj, există soluții prietenoase cu bugetul.
relaxare rapida jpg
5 metode de relaxare imediate pentru oamenii activi care au puțin timp liber la dispoziție
Într-o lume agitată, în care timpul este un lux, găsirea unor metode rapide de relaxare devine esențială pentru menținerea echilibrului mental și fizic.
featured image jpg
Sigla echipei de fotbal Athletic Bilbao, sculptată pe o biserică din secolul al XIII-lea
Când te gândești la biserici, te aștepți să vezi în special icoane ale unor sfinți. În unele situații, poți găsi și imagini cu principalii oameni care au contribuit financiar la construcția respectivei biserici.
austin ban 0fjGQmYCRW8 unsplash jpg
Cadouri care creează amintiri - Experiențe speciale pentru femeile din viața ta
Căutarea cadoului perfect pentru femeile dragi din viața ta poate fi o provocare, mai ales atunci când vrei să alegi ceva cu adevărat special.

Parteneri

Vizită la Praid Foto Bogdan Ivan jpg
Preşedintele CJ Harghita spune că de vină pentru creşterea salinităţii în Târnava Mică este firma angajată de Salrom pentru lucrările de la Praid
Preşedintele Consiliului Judeţean Harghita, Bíró Barna-Botond, susţine că firma care lucrează la Praid pentru devierea pârâului Corund a efectuat lucrări care au dus la creşterea salinităţii în râul Târnava Mică şi cere măsuri urgente şi responsabilităţi clare pentru a evita o catastrofă ecologică.
edi iordanescu jpg
image png
Planta ce ar putea revoluționa agricultura românească. Face față secetei, iar costurile de de întreținere sunt mici
Într-un context marcat de schimbări climatice accelerate, scăderea resurselor de apă și creșterea costurilor din agricultură, fermierii români caută tot mai intens soluții sustenabile pentru menținerea productivității.
Ambasada SUA din Irak atacată / FOTO AFP / 31 dec 2019
SUA își vor reduce efectivele ambasadei din Irak din motive de securitate
Statele Unite își vor reduce efectivele ambasadei lor în Irak din motive de securitate, au declarat miercuri oficiali americani, în contextul în care Iranul a amenințat bazele SUA din Orientul Mijlociu în cazul unui conflict.
Evo Morales FOTO EPA-EFE
Un polțist a fost ucis în Bolivia, în timpul confruntărilor dintre forţele de ordine şi susţinători ai fostului preşedinte Morales
Un poliţist a fost ucis şi un altul grav rănit miercuri în Bolivia, în timpul confruntărilor dintre susţinătorii fostului preşedinte Evo Morales, care blocau un drum, şi forţele de securitate care încercau să-i îndepărteze.
podul Giurgiu Ruse MAI jpg
MAE a emis o atenţionare de călătorie pentru Bulgaria privind suspendarea temporară a circulaţiei rutiere pe Podul Giurgiu-Ruse. Rute alternative
MAE informează cetăţenii români care se află, tranzitează sau intenţionează să călătorească în Bulgaria că, în perioada 12 iunie, ora 20 - 13 iunie, ora 4. autorităţile din ţara vecină vor aplica măsura suspendării temporare a circulaţiei rutiere pe Podul Ruse - Giurgiu
dovlecei pane jpeg
Cum prăjești corect dovleceii. Greșeala pe care mulți o fac de ani de zile
Dovleceii prăjiți par un preparat simplu la prima vedere, dar mulți dintre noi îi gătim greșit fără să ne dăm seama.
Indiana Jones Harrison Ford Foto Profimedia 0586134915 jpg
Indiana Jones: Ce e real și ce e ficțiune. Cum a influențat arheologia modernă
Indiana Jones continuă să fascineze cu aventurile sale, dar cât adevăr științific se ascunde în spatele biciului și templelor blestemate? Descoperă ce e real și ce ține doar de ficțiunea arheologiei hollywoodiene și cum a rescris harta turismului cultural!
SUA Iran FOTO Shutterstock jpg
Din culisele Casei Albe privind un posibil atac asupra Iranului. Trump, prins la mijloc între tabăra Maga și republicanii războinici
Administrația Trump este prinsă între două direcții opuse de politică externă, într-un moment în care negocierile sensibile cu Iranul sunt în curs.